Wohnungsübergabeprotokoll – alles, was Mieter und Vermieter wissen müssen

Wohnungsübergabeprotokoll – alles, was Mieter und Vermieter wissen müssen

#Starnberg, 7. März 2025

Eine #Wohnungsübergabe kann schnell zu einer angespannten Situation werden: Für #Mieter ist sie meist mit einem neuen Lebensabschnitt verbunden, für Vermieter geht es um den Werterhalt der #Immobilie. Genau in dieser Phase erfüllt das Wohnungsübergabeprotokoll eine entscheidende Aufgabe: Es dokumentiert den Zustand der Wohnung bei Einzug beziehungsweise Auszug und beugt dadurch Streitigkeiten vor. Dieser Artikel richtet sich an beide Seiten und beantwortet die wichtigsten Fragen rund um die Erstellung und Bedeutung eines Übergabeprotokolls. Außerdem wird auf aktuelle Urteile hingewiesen, die klären, wie verbindlich und umfassend ein solches Protokoll sein kann.

Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll (teilweise auch als Übernahme oder Abnahmeprotokoll bezeichnet) ist eine schriftliche Dokumentation des Zustands der Wohnung bei Einzug oder Auszug. Typische Punkte, die festgehalten werden, sind …

• Zustand von Wänden, Böden, Decken

• Funktionsfähigkeit von Türen, Fenstern und technischen Geräten

• Verbrauchszählerstände (#Strom, #Wasser, #Gas et cetera)

• Mängel oder Schäden, die bereits vorhanden sind

• Fehlende Einrichtungsgegenstände (falls die Wohnung teilmöbliert ist)

Sowohl Mieter als auch Vermieter unterzeichnen das Protokoll. Dadurch wird einvernehmlich bestätigt, wie die Wohnung zum Übergabezeitpunkt beschaffen ist. Je detaillierter, desto besser: Genauigkeit schützt vor möglichen Nachforderungen oder Streitigkeiten. Tipp: Eine ausführliche Mustervorlage für ein Übergabeprotokoll können Sie hier herunterladen – so vergessen Sie beim Rundgang keine wichtigen Punkte.

Warum ist ein Wohnungsübergabeprotokoll so wichtig?

Rechtliche Absicherung

Im Streitfall belegt das Protokoll eindeutig, ob bestimmte Schäden schon beim Ein oder Auszug vorhanden waren oder später entstanden sind.

Kostensicherheit

Bei Auszug kommt es häufig zu Diskussionen über Renovierungs oder Reparaturkosten. Ein detailliertes Protokoll legt fest, wer wofür aufkommen muss.

Vertrauensbasis

Ein formelles, fair erstelltes Protokoll signalisiert beiden Seiten Professionalität und Offenheit.

Dokumentation von Zählerständen

Korrekt erfasste Zählerstände sind für die Nebenkostenabrechnung unverzichtbar.

Stressminderung

Ist alles schwarz auf weiß festgehalten, können sich Mieter und Vermieter auf die eigentliche Übergabe konzentrieren – ohne Unsicherheiten.

In welchen Situationen wird ein Protokoll erstellt?

• Bei Einzug: Nach Abschluss des Mietvertrags, vor dem tatsächlichen Einzug.

• Bei Auszug: Am Ende des Mietverhältnisses. Insbesondere hier ist es wichtig, den Vergleich zum Einzug zu dokumentieren.

• Zwischendurch: Selten nötig, aber sinnvoll bei größeren Renovierungen oder Mieterwechsel in Wohngemeinschaften.

Vorbereitungen für eine reibungslose Übergabe

• Termin rechtzeitig vereinbaren. So haben beide Parteien genug Zeit, sich vorzubereiten.

• Wohnung aufräumen und reinigen. Ein leerer, sauberer Zustand ermöglicht eine genaue Überprüfung von Mängeln.

• Hilfsmittel bereitlegen. Kamera/Smartphone zur Fotodokumentation von Schäden. Zollstock um gegebenenfalls Maße zu überprüfen. Checkliste damit nichts übersehen wird. Zählerstände notieren. Mieter sollten die aktuellen Werte festhalten, Vermieter sie gegenprüfen. 

• Musterprotokoll vorbereiten. Eine vorgefertigte Vorlage bietet einen strukturierten Leitfaden. Aufbau und Inhalte eines Wohnungsübergabeprotokolls. Da es keine gesetzliche Pflichtform gibt, sollten Sie sich an bewährten Gliederungen orientieren.

  • Allgemeine Angaben

  • Namen und Kontaktdaten von Mieter und Vermieter

  • Anschrift der Wohnung

  • Datum der Übergabe

  • Referenz zum Mietvertrag

  • Zählerstände Strom, Gas, Wasser (jeweils mit Zählernummer und Stand), Heizkostenverteiler (zum Beispiel bei Fernwärme)

  • Räume im Einzelnen

    • Wohnzimmer

      • Zustand von Boden, Wänden, Decke, Fenstern

    • Schlafzimmer

      • Analog zum Wohnzimmer, plus Einbauten

    • Küche

      • Einbaugeräte (#Herd, #Kühlschrank et cetera), Armaturen, Fliesenspiegel

    • Bad/WC

      • Toilette, Waschbecken, Dusche/Badewanne, Fliesen

    • Flur

      • Beleuchtung, Boden, Wände

    • Weitere Räume

      • Keller, Dachboden, Garage (falls mitvermietet)

  • Mängel und Schäden, sichtbare Beschädigungen (Kratzer, Flecken), fehlende Einbauten, nicht fachgerecht durchgeführte Renovierungen

  • Schlüsselübergabe, Anzahl und Art der Schlüssel (Hausschlüssel, Wohnungsschlüssel, Briefkastenschlüssel), Hinweis auf verlorene oder nachgemachte Schlüssel

  • Sonstige Vereinbarungen, Vereinbarungen zu Renovierungen oder Schönheitsreparaturen

  • Fristen für eventuell ausstehende Arbeiten

  • Übergabe von Bedienungsanleitungen

  • Unterschriften, Unterzeichnung durch beide Seiten (und gegebenenfalls Zeugen), Ort und Datum

Wichtige Details bei der Erstellung des Protokolls

• Fotodokumentation

• Fotos von Zählerständen und Mängeln klären spätere Fragen und sollten eindeutig zuordenbar sein.

• Dokumentation auch kleiner Schäden

• Ein lockerer Türgriff oder minimale Kratzer: Lieber einmal zu viel notieren als später Streit riskieren.

• Bauliche Veränderungen

• Welche Einbauten oder Veränderungen wurden vorgenommen, und wie ist der Rückbau geregelt?

• Möblierung

• Ist die Wohnung (teil-)möbliert, müssen Zustand und Vollständigkeit der Möbel festgehalten werden.

• Zeitnahe Unterzeichnung

• Unterschreiben Sie das Protokoll direkt bei der Übergabe, um Änderungen oder spätere Missverständnisse auszuschließen.

Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet

• Fehlende Schriftform

  • Mündliche Absprachen sind kaum beweisbar. Ein schriftliches Protokoll ist unverzichtbar.

• Unklare Formulierungen

  • Formulierungen wie »Wände in Ordnung« sind zu vage. Besser: »Wände sind frisch weiß gestrichen, keine Kratzer oder Flecken.«

• Zu spätes Anfertigen des Protokolls

  • Erst Wochen nach Auszug angefertigt, kann es zu Unklarheiten kommen. Idealer Zeitpunkt: Schlüsselübergabe.

• Schlüssel nicht erfasst

  • Wer welche Schlüssel hatte, muss unmissverständlich im Protokoll stehen.

• Unklare Fotozuordnung

  • Beschriften Sie Foto Dateien oder erstellen Sie ein Fotoprotokoll mit klaren Angaben, welcher Mangel in welchem Raum fotografiert wurde.

Tipps für Mieter

• Frühzeitige Vorbereitung

  • Prüfen Sie rechtzeitig, ob Schönheitsreparaturen laut Mietvertrag durchzuführen sind, und erledigen Sie diese ordnungsgemäß.

• Reinigung und Ordnung

  • Eine besenreine oder gründlich geputzte Wohnung macht es leichter, Schäden klar zuzuordnen und vermeidet Diskussionen.

• Begleitperson

  • Nehmen Sie eine neutrale Person zur Übergabe mit, die im Zweifelsfall als Zeuge auftreten kann.

• Zählerstände selbst ablesen

  • Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Dokumentieren Sie die Stände unbedingt selbst und machen Sie Fotos.

• Dokumentation eigener Reparaturen

  • Bewahren Sie Belege über selbst bezahlte Reparaturen auf. Das kann verhindern, dass Sie für Schäden haftbar gemacht werden, die Sie bereits behoben haben.

• Offene Kommunikation

  • Bleiben Sie sachlich und freundlich. Ein kooperatives Verhalten senkt das Risiko für Auseinandersetzungen.

Tipps für Vermieter

• Professionelles Erscheinungsbild

  • Nutzen Sie ein vorgefertigtes Protokoll (mit Firmenlogo oder Briefkopf), um Klarheit und Struktur zu signalisieren. Mustervorlage hier herunterladen.

• Objektivität

  • Unterscheiden Sie zwischen normaler Abnutzung (zum Beispiel verblasste Tapeten) und echten Schäden (zum Beispiel tiefe Kratzer oder Löcher).

• Rechtssichere Klauseln

  • Achten Sie auf wirksame Regelungen im Mietvertrag zu Schönheitsreparaturen. Ungültige Klauseln können Ihnen den Anspruch auf Kostenbeteiligung verwehren.

• Mehrere Exemplare

  • Drucken Sie mindestens 2 identische Protokolle aus, die von beiden Seiten unterschrieben werden.

• Fristen setzen

  • Soll der Mieter noch Schäden beheben oder reinigen, halten Sie eine konkrete Frist schriftlich fest.

• Zeugen hinzuziehen

  • Bei angespanntem Verhältnis zum Mieter kann ein unbeteiligter Dritter (Hausmeister, Nachbar) die Übergabe als Zeuge begleiten.

Was geschieht nach der Übergabe?

Archivierung: Beide Parteien sollten ihr unterschriebenes Protokoll sicher verwahren. Nebenkostenabrechnung: Kurz nach dem Auszug folgt meist die Abrechnung. Korrekte Zählerstände sind dafür essenziell. Reparaturen: Sollte der Mieter noch Arbeiten erledigen müssen, sind gegebenenfalls Fristen einzuhalten. #Streitfälle: #Spätere Schäden können geltend gemacht werden, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen (zum Beispiel wenn sie beim Übergabetermin nicht erkennbar waren oder arglistig verschwiegen wurden).

Aktuelle Urteile: Auswirkungen auf das Übergabeprotokoll

Amtsgericht Eilenburg (Aktenzeichen 14 C 468/20)

Sachverhalt: Mieter und Vermieter hatten Schäden im Übergabeprotokoll dokumentiert, die Mieter wollten jedoch nachträglich nicht zahlen. Entscheidung: Das Gericht wertete das unterschriebene Protokoll als deklaratorisches Schuldanerkenntnis. Die Mieter hatten die Schäden anerkannt und konnten sich nachträglich nicht mehr darauf berufen, dass diese zuvor vorhanden waren. Konsequenz: Mieter sollten nur unterschreiben, wenn sie sicher sind, für Schäden tatsächlich verantwortlich zu sein. Vermieter haben damit eine starke Beweisgrundlage, sofern das Protokoll eindeutig formuliert ist.

Landgericht Stuttgart (Aktenzeichen 4 S 150/21)

Sachverhalt: Mieter und Vermieter erstellten bei Auszug ein Protokoll, in dem Mängel aufgelistet wurden. Der Vermieter verweigerte die Rückzahlung der Kaution mit Verweis auf diese Mängel. Entscheidung: Das Gericht sah das Protokoll nur als Zustandsbeschreibung, nicht als Schuldanerkenntnis. Vermieter müssen nachweisen, dass die Mängel während der Mietzeit entstanden sind. Konsequenz: Der Eintrag eines Mangels im Protokoll allein reicht nicht automatisch, um den Mieter haftbar zu machen – es bedarf zusätzlicher Beweise.

Amtsgericht Pforzheim (Aktenzeichen 6 C 105/04)

Sachverhalt: Ein Vermieter wollte nachträglich Schadensersatz verlangen für Mängel, die bei der Übergabe nicht protokolliert wurden. Entscheidung: Das Gericht lehnte die Forderung ab, weil nur protokollierte oder zum Zeitpunkt der Übergabe erkennbare Mängel geltend gemacht werden können (Ausnahme: arglistige Täuschung). Konsequenz: Vermieter sollten bei der Übergabe genau hinschauen – Nachforderungen für nicht erfasste Schäden sind nur in seltenen Ausnahmefällen möglich.

Hinweis

Diese Urteile verdeutlichen, dass das Übergabeprotokoll eine starke Beweiskraft hat, jedoch keine Einbahnstraße darstellt. Ob es als Schuldanerkenntnis gewertet wird, hängt von Formulierung, Detailliertheit und Umständen ab.

Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist daher mehr als nur ein bürokratisches Dokument. Es legt den Start und Endpunkt eines Mietverhältnisses fest und schafft Transparenz für beide Seiten. Mit guter Vorbereitung, klaren Formulierungen und Beweisfotos lassen sich viele typische Streitpunkte von vornherein vermeiden.

#Mieter sollten ein #Protokoll immer sorgfältig prüfen, es bei Bedarf mit Fotos ergänzen und Einwände direkt vermerken. Nur unterschreiben, wenn alle Punkte stimmen.

Vermieter sollten das Protokoll so detailliert wie möglich verfassen, um spätere Ansprüche begründen zu können und Rechtssicherheit zu erlangen.

So wird die #Wohnungsübergabe zu einem klar strukturierten, fairen und rechtssicheren Vorgang – zum Vorteil sowohl von Mietern als auch von Vermietern.

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